Comment rédiger le cahier des charges fonctionnel d’une application ?

Vous avez un projet d'application ? Découvre comment rédiger votre cahier des charges fonctionnel

Le cahier des charges fonctionnel (ou Cdcf) est un document primordial dans la gestion de votre futur projet. Vous vous demandez peut-être pourquoi son poids est si important dans le résultat final ?
C’est bien simple, le cahier des charges fonctionnel recense l’ensemble des informations nécessaires pour développer une solution qui répond parfaitement à votre projet et ses besoins. 

En plus d’y inscrire vos besoins, le cahier des charges fonctionnel prend aussi en compte vos limites et vos contraintes, qu’elles soient techniques ou fonctionnelles. Lors de la réalisation de votre cahier des charges, il faut être le plus méthodologique et exhaustif possible. Nous vous invitons à suivre une méthode en 6 points pour obtenir un cahier des charges fonctionnel et opérationnel !

Commençons par un petit rappel : concrètement, quel rôle joue le cahier des charges fonctionnel dans la réussite de votre projet ?

Sommaire
 

Définition du rôle d’un cahier des charges fonctionnel

Avant de vous lancer dans l’étude de vos besoins, vous devez comprendre le rôle de ce document et comprendre comment l’utiliser.
Utiliser un cahier des charges est une étape obligatoire dans la réussite de votre projet web ou mobile.

En effet, le cahier des charges fonctionnel (Cdcf) joue un rôle décisif. Il va permettre de traduire vos besoins en termes de fonctionnalités et de contraintes. Ce document met en exergue l’ensemble des services que rendra votre application. Il est en quelque sorte un contrat passé entre vous et votre fournisseur/prestataire de développement.

La complétude de votre cahier des charges permet également de faciliter le dialogue entre les différentes parties, mais laisse une ample marge de manœuvre aux développeurs. Cela leur permet de vous proposer les solutions les plus innovantes disponibles dans le périmètre fixé par votre projet.

Réussir son cahier des charges fonctionnel en 6 étapes

Pas de projet (ni de cahier des charges) sans contexte !

Afin d’améliorer la compréhension de votre projet par les différentes parties prenantes, la première étape est de définir son contexte. Si vous développez votre solution en interne, vous pouvez être plus concis (à condition que les processus soient bien connus des différents acteurs du projet). En effet, le niveau d’information de vos collaborateurs et la compréhension de l’écosystème de l’entreprise vous facilite la tâche. Dans le cas où vous avez recours à un prestataire, nous vous invitons à fournir une analyse bien plus fine du contexte dans lequel s’inscrit votre projet. 

Dans le cas d’une externalisation, il est important de définir un chef de projet. Ce chef de projet sera en charge de la communication avec votre prestataire. Son objectif est de mener le projet à bien et devra, dans ce cadre, donner toutes les informations nécessaires à la compréhension du projet par toutes les parties prenantes. Il devra par exemple définir :

  • le contexte du projet
  • le secteur d’activité de l’entreprise
  • les services impactés par le projet
  • les personnes ressources impliquées dans le projet
  • les interlocuteurs privilégiés pour chaque partie impliquée dans le projet

L’objectif est d’optimiser la communication entre les différentes équipes en charge du projet afin de fluidifier les échanges entre les parties-prenantes et d’améliorer les délais de prise de décision. 

“La bonne information, à la bonne personne, au bon moment”

L’essentiel du cahier des charges : l’expression de besoins fonctionnels

Après avoir éclairci le contexte de votre projet web ou mobile, vous devez définir vos besoins. La définition de vos besoins est une étape charnière dans la réussite de votre projet et chacun d’entre eux doit être consigné dans votre cahier des charges fonctionnel. En effet, des besoins mal définis c’est prendre le risque de voir votre projet échouer ou d’obtenir un résultat différent de vos attentes : d’où l’importance de rédiger son cahier des charges fonctionnels avec précision ! 

Dans cette étape, le mot d’ordre est la précision. Vous devez identifier et recenser chacune des spécificités, fonctions et fonctionnalités de votre future solution. Tout doit être détaillé avec précision ! 

Pour le cahier des charges fonctionnel d’une application mobile, par exemple, vous devrez identifier :

  • chacune des fonctionnalités attendues par la solution
  • les différentes interactions et compatibilités nécessaires avec vos outils existants

Cette étape est d’une importance majeure pour obtenir un résultat qui correspond à 100% de vos besoins. Elle vous permet de structurer votre projet et nécessite beaucoup de rigueur dans sa réalisation.

Fixer des objectifs avec votre cahier des charges fonctionnel

Sans parler de conception, vous devez absolument tout détailler de votre projet dans votre cahier des charges fonctionnel !

Les actions de chaque page et chaque vue principale de votre solution doivent être consignées dans votre cahier des charges. L’important n’est pas d’avoir un cahier des charges fonctionnel de 200 pages, mais de suivre une méthodologie. Vous pouvez par exemple expliciter vos besoins en expliquant comment fonctionne votre projet web ou mobile au fur et à mesure que l’utilisateur avance (écran par écran).

Pour chaque fonction, vous pouvez vous appuyer sur ces 4 critères :

  • son objectif
  • sa description
  • ses contraintes/règles de gestion
  • son niveau de priorité

Attention, si votre projet requiert un back-office, n’oubliez pas non plus de définir ses fonctionnalités dans votre cahier des charges fonctionnel ! Pour définir simplement le back-office, il faut l’imaginer comme un panneau de contrôle accessible par certains utilisateurs seulement (les administrateurs). Il vous permet d’effectuer différentes actions et il est important de définir chacune d’elles dans votre cahier des charges fonctionnel. 

De plus, si vous avez déjà prévu plusieurs versions de votre projet ou les évolutions de certaines fonctionnalités, rédigez une version, la V1, ainsi que les suivantes V1, V2, V3, ect.

Exemple de versions pour une fonctionnalité :

  • V1 : L’utilisateur peut gérer son planning manuellement en ajoutant/supprimant des événements.
  • V2 : L’utilisateur peut également synchroniser son agenda Google avec son planning.

Enfin, agrémentez chaque fonctionnalité de votre projet d’une maquette ou d’un visuel explicatif. S’il n’est pas possible pour vous de créer des maquettes haute fidélité, de simples « dessins » schématiques aideront déjà votre prestataire. Cela lui permettra de se faire une première idée du design de votre projet et des contraintes qui y sont liées.

Définir vos contraintes dans le cahier des charges fonctionnel

Comme tous les projets, même si vous avez des besoins précis, il existe certaines limites ou contraintes à respecter. Chaque projet répond à des contraintes qui lui sont propres et il vous appartient de les lister dans votre cahier des charges fonctionnel. Afin de vous donner quelques pistes, voici quelques contraintes récurrentes identifiées au cours de nos différents projets  :

  • Les contraintes techniques : votre projet doit être compatible avec d’autres systèmes ou un accès restreint est nécessaire pour un certain type d’utilisateur.
  • Les contraintes légales et réglementaires : votre projet requiert que le visiteur partage des informations directement liées ou relatives à son état de santé ? Renseignez-vous sur les contraintes réglementaires de chaque store, Apple est par exemple très tatillon à ce sujet.
  • Les contraintes de temps : vous devez fournir, a minima, une estimation de la date de livraison souhaitée de votre projet. Dans certains cas, comme le lancement d’un produit par exemple, il est important d’être réaliste sur les délais de production. N’hésitez pas à bien anticiper vos besoins le développement de votre logiciel web ou mobile.
  • Les contraintes logistiques : si par exemple, vous avez besoin de gérer un flux logistique, la gestion de vos stocks et/ou de vos commandes, n’hésitez pas à le détailler dans votre cahier des charges fonctionnel.
  • Les contraintes budgétaires : vous avez un budget à respecter et il est important d’en informer votre prestataire pour une solution sur mesure. Dans certains cas, votre fournisseur de service pourra vous préconiser, au besoin, le développement d’un MVP. Le MVP ou Most Valuable Product, est la version d’un produit qui permet d’obtenir un maximum de retours client pour une charge de travail minimal. L’objectif est ensuite de faire évoluer votre MVP pour obtenir la version définitive décrite dans votre cahier des charges fonctionnel.

Lister les ressources nécessaires dans votre cahier des charges

Après avoir défini le périmètre, les besoins fonctionnels, les contraintes et les limites de votre projet. Il est temps de parler des ressources nécessaires à la réussite du projet. 

Il existe plusieurs ressources indispensables au bon déroulement de votre projet. Vous possédez déjà certaines de ces ressources, comme votre charte graphique par exemple, mais d’autres restent à mobiliser. Si tel est le cas, et ce, peu importe la nature de la ressource (humaine, technique, logistique, etc.) vous devez les identifier en amont du lancement de votre projet

Bien sûr, l’ensemble de ces ressources devront également figurer dans votre cahier des charges fonctionnel.

Fixer une deadline réaliste pour votre cahier des charges fonctionnel

Si vous avez déjà une date de réalisation en tête ou une deadline, précisez-le dans votre cahier des charges fonctionnel. Il peut s’avérer que le planning souhaité ne corresponde pas à la réalité du projet (par exemple, vous n’avez pas pris en compte la réalisation du back-office et le délai est alors allongé de 2 mois).

Si vous êtes contraint de respecter une date à cause d’un événement précis ou d’un lancement de produit, il sera peut-être nécessaire de réduire les fonctionnalités souhaitées et développer une première version allégée de votre projet. Puis de procéder à un développement plus complet dans des versions ultérieures.

Toutes ces informations doivent évidemment figurer dans votre cahier des charges fonctionnel.

Article similaire :  Création d'application : 20 critères pour choisir votre prestataire mobile

Il existe également des contraintes de temps liées à la publication de votre projet d’application mobile sur les stores Apple et Google Play. Il faudra compter un délai de révision de l’application par les équipes d’Apple et de Google avant sa publication définitive. Celui-ci est variable selon les plateformes : une journée environ pour Google Play, deux jours pour Apple Store.

Conclusion sur le cahier des charges fonctionnel

Comme dit précédemment, le but n’est pas de faire un cahier des charges fonctionnel avec un nombre incalculable de pages (sauf si le projet le requiert bien entendu).

L’essentiel est d’avoir un cahier des charges concis mais précis ! Pour rappel, le cahier des charges fonctionnel est central dans la gestion de votre projet. Ce document permet de définir vos besoins et de donner une première vision de votre projet d’application, de son contexte, de ses limites et de son objectif.

Le cahier des charges fonctionnel vous permet aussi d’estimer au plus juste le budget nécessaire à votre projet. Cette étape prend du temps et peut sembler décourageante. Mais le temps passé à réaliser le cahier des charges est gagné plusieurs fois lors de phase de développement. En effet, s’il n’y a pas de doute sur ce qui doit être réalisé, l’équipe projet chargée du développement ne se posera pas de question et ne perdra pas de temps. Vous assurez ainsi la réussite de la réalisation de votre projet : un périmètre fonctionnel et des délais respectés.

Si vous n’avez pas le temps ou souhaitez simplement externaliser la rédaction de votre cahier des charges fonctionnel, contactez-nous, nous pouvons le faire pour vous.

Vous voulez faire votre cahier des charges par vous-même ? N’hésitez pas à télécharger notre modèle gratuit de cahier des charges fonctionnel.

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