Pourquoi un chef de projet est primordial ? Quelles compétences doit-il (ou elle) avoir ? Quelles sont ses missions ? Pourquoi la création d’un cahier des charges est cruciale ?

Il est important de se poser les bonnes questions au bon moment. Vous pensez à votre chef de projet et c’est très bien, mais attention il faut qu’à ce moment :

  • Les différentes étapes du projet soient définies
  • Un comité de pilotage soit mis en place
  • Les modalités de suivi du projet sont définies
  • Les modalités de tests et de livraison sont validées

Une fois ces étapes accomplies c’est le moment de se pencher sur VOTRE chef de projet. Attention, nous parlons bien de VOTRE chef de projet et pas celui de votre prestataire.

Votre prestataire a besoin d’un interlocuteur unique, disponible et impliqué. Il est crucial d’avoir un lien de communication entre vous et le prestataire, il s’agit de votre chef de projet et celui de votre prestataire qui permettent ce lien.

Désigner son chef de projet

Avant de parler des erreurs les plus courantes, il est important de rappeler le rôle d’un chef de projet et comment le désigner.Tout d’abord, expliquons pourquoi désigner un chef de projet est essentiel.

Il est l’intermédiaire entre vous et les différents professionnels impliqués dans la réalisation de l’application mobile. En d’autres termes, il coordonne les différents acteurs et les ressources mobilisées autour de votre projet.

Ses missions sont indispensables pour le bon fonctionnement de votre application.

  • Définir dans son ensemble la faisabilité de votre projet
  • Identifier les risques éventuels afin d’anticiper les dérives potentielles
  • Faire en sorte de respecter les délais avec une planification efficace de votre projet mobile
  • Optimiser l’utilisation de son ou ses équipes et les technologies employées
  • Maintenir son ou ses équipes motivées et impliquées
  • Mettre en place une veille régulière afin d’être à la pointe technologiquement pour une pleine optimisation de votre application.
  • S’inquiéter de l’ergonomie de votre application afin qu’elle soit fluide et performante
  • Superviser les étapes de tests de votre application
  • Respecter le budget défini en amont
  • Fournir une formation et si nécessaire de la documentation pour l’utilisation et la maintenance de votre application

NOS CONSEILS :

Ce chef de projet se doit d’être expert métier du domaine de l’application.

Il dispose également du temps nécessaire à sa mission. Une personne débordée bâclera la moitié des étapes essentielles à la réussite de votre application mobile.

Il possède une formation et une expérience significative à la gestion de projet mobile.

Il est vrai que trouver l’agence mobile compétente et adaptée à votre projet est crucial. Mais votre application mobile a peu de chance de voir le jour si elle n’est pas prise en main par un chef de projet dédié et pérenne.

Attention, nous le rappelons, nous parlons bien de VOTRE chef de projet et pas celui de votre prestataire.

Peut-être avez-vous l’intention d’assurer cette tâche par vous-même ? C’est possible si vous disposez du temps nécessaire. Nous parlons là de plusieurs heures par jour à consacrer au projet.

Votre prestataire a besoin d’un interlocuteur unique, disponible et impliqué. Les responsabilités du chef de projet mobile sont nombreuses et nécessitent une communication constante et durable.

Son objectif principal est de terminer le projet en respectant les délais et le budget tout en étant conforme au cahier des charges.

Pour assurer ses missions, le chef de projet doit être expérimenté ou formé à la gestion de projet.

Il est conseillé qu’il soit un expert métier du domaine de votre application mobile. Car c’est à lui que revient la responsabilité de la bonne compréhension de vos besoins par tous les intervenants du projet. S’il appréhende mal votre projet, il ne pourra pas l’expliquer clairement à votre prestataire !

1# LE CAHIER DES CHARGES DE L’APPLICATION N’EST PAS ASSEZ PRÉCIS

Lorsque le cahier des charges n’est pas assez précis ou pire, s’il n’existe pas, une grande place est laissée à l’interprétation de chacun sur ce qui devra être réalisé, la gestion de projet sera alors impossible.

Il est nécessaire de définir le design et l’ergonomie de l’application mobile, maquettes à l’appui, ainsi que la liste exhaustive des types d’utilisateurs et des actions qu’ils pourront réaliser.

cas-utilisation-cahier-des-charges

Exemple de cas d’utilisation dans un cahier des charges

Sans cahier des charges précis, deux agences ou deux développeurs différents ne comprendront pas de la même façon ce qu’il faut faire. La surprise fera rapidement place à la déception, car vous n’obtiendrez pas ce que vous souhaitez.

Si les entreprises ont recours de plus en plus à l’externalisation en matière de développement et de test d’applications, un quart des projets échouent, rapporte une étude récente réalisée par le cabinet Vanson Bourne pour le compte de Micro Focus et de sa division Borland citée par « LeMagIT ».

Les causes ? Le manque voire l’absence de “gestion des exigences” (c’est-à-dire cahier des charges précis), ont rapporté la majorité des entreprises.

85% des entreprises sondées rapportent s’appuyer sur plusieurs acteurs pour former un cahier des charges. Une tâche d’autant plus difficile que très peu d’entreprises utilisent des outils adéquats capables de gérer, contrôler et partager ces exigences.

La préparation du cahier des charges peut paraître fastidieuse, mais le temps qu’il nécessite sera dix fois gagné par la suite si ce n’est plus ; c’est un investissement indispensable et rentable.

Plus votre cahier des charges sera précis, moins il laissera de doute aux prestataires que vous consultez : vous obtiendrez des offres mieux ajustées, avec un minimum de marge de sécurité pour couvrir les imprévus.

NOTRE CONSEIL :

Rédigez votre cahier des charges au fur et à mesure qu’un utilisateur avancerait dans votre application mobile. Décrivez les fonctionnalités présentes sur chaque écran.

De plus, si vous possédez les compétences en interne, agrémentez-le de maquettes détaillées.

Dans le cas contraire, faites appel à un graphiste freelance ou à une agence. Sachez que votre prestataire mobile peut vous fournir cette prestation et l’inclure dans son devis.

maquette-exemple-cahier-des-charges-mobile

Exemple maquette

Si vous ne savez pas comment procéder, faites-vous accompagner pour réaliser votre cahier des charges et obtenir des devis de différents prestataires.

2# VOUS N’AVEZ PAS DE CHEF DE PROJET MOBILE COMPÉTENT ET DEDIE

Votre projet a peu de chances d’aboutir s’il n’est pas sérieusement pris en charge par un chef de projet compétent et dédié au projet..

Nous le répétons, votre prestataire informatique aura besoin d’un interlocuteur unique, disponible et impliqué. Si vous n’êtes pas en mesure de répondre aux questions qui ne manqueront pas de survenir, vous courrez le risque de porter la responsabilité de l’échec du projet.

Attention : ne confondez pas le chef de projet de votre prestataire informatique avec VOTRE chef de projet.

Il doit notamment :

  • organiser et conduire le projet depuis le cahier des charges jusqu’à la validation finale et la mise en production
  • coordonner le travail des différents intervenants
  • créer les documentations nécessaires au développement de l’application, à l’utilisation de l’outil, etc.
  • ajuster le planning en fonction de l’avancement des travaux

Toutes ces tâches nécessitent une communication constante.

S’il ne l’a pas écrit lui-même, il devra avoir une maîtrise totale et une compréhension parfaite du cahier des charges.

3# VOUS LAISSEZ FAIRE VOTRE PRESTATAIRE D’APPLICATION MOBILE

Bien souvent, une mauvaise communication est identifiée comme la cause principale de l’échec d’un projet d’application mobile :

  • communication entre les équipes “métier”,
  • la direction de l’entreprise,
  • les prestataires en charge du design, du développement… etc.

Un cahier des charges précis constituera le socle de la communication entre toutes les parties prenantes, mais ce ne sera pas suffisant. De nouvelles questions ne manqueront pas de se poser et des demandes de changement de surgir.

Si vous laissez votre prestataire mobile s’en débrouiller seul, si votre chef de projet n’est pas impliqué pour communiquer au quotidien avec lui, vous courez le risque qu’il fasse les mauvais choix.

Et revenir en arrière sera compliqué et coûteux.

Les méthodes dites “agiles” ont pour vocation de pallier ce problème en vous mettant au cœur de la réalisation du projet, en vous impliquant au quotidien dans les choix qui sont faits. Il est prouvé que les projets agiles ont un taux d’échec plus faible que les autres.

Mais cela pose un problème d’envergure : une méthode agile vous donne la garantie du délai et du budget, mais pas du périmètre. En d’autres termes, vous savez ce que vous paierez et à quelle date vous serez livré, mais vous n’aurez pas la garantie d’obtenir tout ce qui figure dans votre cahier des charges.

Les méthodes agiles en tant que telles sont donc difficilement applicables aux projets réalisés “au forfait”. Mais l’objectif majeur d’une coopération étroite entre le client et son prestataire doit tout de même être poursuivi :

  • organisez des revues de projet régulières entre votre chef de projet et celui de votre prestataire,
  • consignez les échanges dans un outil de gestion des exigences,
  • préparez ensemble les tests de votre application,

… soyez actif aux côtés de votre prestataire, sa réussite sera aussi la vôtre !

4# Un mauvais prestataire = une mauvaise gestion de projet

Si vous n’avez pas choisi le bon prestataire informatique, cela ne fait pas de doute vous dépasserez vos délais, votre budget et votre projet mobile a de grandes chances de ne pas aboutir. Cela peut être à cause de nombreuses choses :

  • mauvaise compréhension du projet
  • méthode travail du prestataire différente de vos attentes
  • Projet trop important en masse de travail
  • etc

Envoyez votre cahier des charges à une liste de 3 à 5 prestataires identifiés. Demandez des devis et exigez des engagements fermes sur les prix et les délais de réalisation de votre application.

Sur quels critères choisir votre prestataire ? Notez 7 critères dans une grille de calcul.

  • L’expérience : depuis combien de temps le prestataire réalise-t-il des applications mobiles ? Avec quelles équipes ? Avec combien de développeurs ? Possède-t-il des qualifications ou des certifications ?
  • Les références : elles vous permettront de juger de la pertinence du prestataire par rapport à votre projet. Ses réalisations sont-elles du même ordre que ce que vous recherchez ? Faites la différence entre des applications vitrine, des applications de jeu ou des applications de gestion, de mise en relation ou destinées à un usage professionnel sur le terrain.
  • La technologie : pour des applications mobile Apple et Android efficaces, prohibez les technologies hybrides et exigez des applications natives iOS (Apple) et Android. Pour des applications web, vérifiez que les technologies employées sont récentes et largement utilisées.
  • L’organisation : aurez-vous un interlocuteur dédié ? Quelle est l’organisation mise en place par le prestataire pour vous aider et vous garantir une livraison au coût prévu et dans les délais ?
  • Le coût : quel est le montant global du devis ? Est-il détaillé fonctionnalité par fonctionnalité ?
  • Les délais : à quelle date votre application sera-t-elle disponible ? La rapidité de fabrication de votre application dépendra du nombre de développeurs qui y travailleront simultanément.
  • Les services après-vente : en d’autres termes, tout ce qui concerne le contrat de maintenance ou encore l’hébergement de votre application. Le prestataire offre-t-il une période de garantie ?

NOTRE CONSEIL :

Déterminez l’importance de chaque critère selon votre projet, votre entreprise, votre équipe… et donnez-leur un barème. Attribuez ensuite des points à chaque prestataire.

Celui avec le nombre de points le plus élevé est certainement le prestataire le plus adapté pour votre projet.

5# VOUS N’AVEZ PAS ASSEZ DE MARGES DE MANŒUVRE

Des imprévus surviendront, cela ne fait aucun doute.

Si vous ne les anticipez pas, vous risquez d’être coincé, faute de temps ou d’argent.

Si par exemple vous avez préparé une campagne marketing de votre nouvelle application mobile, il serait catastrophique que l’application ne soit pas disponible à temps.

Il faut donc que les différentes étapes du projet aient été définies, au besoin avec des livraisons intermédiaires qui permettront de ne pas attendre la fin pour devoir tout tester. Votre chef de projet est là pour s’assurer des délais et en cas d’imprévus, il doit pouvoir s’adapter en fonction.

Pour cela, les dates retenues doivent prévoir des marges de manœuvre qui permettront de prendre en compte les demandes de changement qui surviendront.

Même principe au niveau financier : sélectionner votre prestataire et négocier les modalités de paiement et de garantie est indispensable, mais pas suffisant.

Il faut prévoir une provision pour :

  • financer les travaux supplémentaires et les demandes de changement
  • prendre en compte les coûts d’hébergement et d’exploitation
  • prévoir un budget de support et de maintenance de votre application

6# Changer de chef de projet en cours de route

Il est important que votre chef de projet soit pérenne.

Même si tous les échanges sont écrits et reportés dans la documentation de l’application, un nouveau chef de projet aura besoin de temps avant d’être opérationnel et efficace dans sa relation avec votre prestataire.

Cela nécessitera donc des changements dans les plannings, le rendu de l’application aura du retard et les coûts seront plus importants.

Réfléchissez bien avant de désigner votre chef de projet car il sera la pierre angulaire de votre projet !

Conclusion

Comme vous avez pu le lire, la gestion de projet est capitale pour l’aboutissement de votre projet mobile. Si vous n’aviez qu’une chose à retenir de cet article, c’est que le chef de projet sera un maillon très important de votre projet. il faut le choisir avec soin pour mettre toutes les chances de votre côté.

Si vous souhaitez faire avancer votre projet, n’hésitez pas à prendre rendez-vous pour un diagnostic téléphonique gratuit de 30 minutes avec l’un de nos expert AxioCode.

Vous avez un projet ? Parlons-en !