Qu'est-ce que la digitalisation en entreprise ?
La digitalisation est définie comme toutes les stratégies de développement et de changement en profondeur des entreprises qui s’opèrent dans le champ du numérique : utilisation des réseaux sociaux, dématérialisation de documents, digitalisation de processus, développement d’applications et de logiciels, etc.
Autrement appelée transformation digitale, c’est un défi du présent qui impacte notre quotidien actuel, et un défi du futur parce qu’il faut rester attentif aux évolutions des tendances et pratiques numériques pour faire évoluer ces stratégies.
On distingue deux catégories d’apports de la digitalisation : économiques et sociétaux.
Du point de vue économique, une entreprise qui se digitalise, c’est une entreprise qui s’offre une image de marque moderne et une expérience client optimisée. En touchant plus efficacement vos cibles, vous accroissez le niveau d’engagement de vos prospects et de vos clients. Vous diversifiez votre programme de fidélité. Et à terme, vous gagnez une source de profitabilité non négligeable.
Du point de vue sociétal, la digitalisation apporte aux entreprises des conditions de travail améliorées et une marque employeur compétitive. La pénibilité au travail est minimisée, vous limitez le turnover, vous avez plus de facilités pour embaucher, etc.
De manière plus générale, en digitalisant vos processus aujourd’hui, vous prenez la main sur l’évolution technologique et environnementale à laquelle nous assistons. Par exemple : la dématérialisation de tous les éléments matériels et immatériels de l’entreprise, les nouvelles exigences des consommateurs, le développement du travail à distance ou encore la raréfaction des compétences techniques ultra spécifiques.
Les niveaux de digitalisation
Nous distinguons quatre niveaux de digitalisation en entreprise. Savoir où on se situe permet de définir le plan d’action à mettre en place pour évoluer.
Niveau 1 : les entreprises hésitantes
Il est question d’entreprises peu digitalisées. Les collaborateurs et managers sont réticents à investir dans ce processus. Aucun chantier de digitalisation n’est réellement entamé.
Pour évoluer vers le niveau supérieur, il s’agira d’éduquer et de déconstruire les préjugés autour de la transformation digitale. Pour cela, pensez à mettre en avant et à informer les collaborateurs sur les avantages de la transformation digitale. Voici quelques exemples en plus de ceux cités précédemment :
- Récupération de données stratégiques pour la génération de bénéfices,
- Gain d’autonomie dans les processus métiers (exemple : en plébiscitant un logiciel SaaS disponible via internet),
- Amélioration de la communication d’informations,
- Meilleure traçabilité des erreurs de productions,
- Moteur d’amélioration continue,
- Réduction des coûts de production.
Puis de répondre aux plus grands mythes de la transformation digitale.
- “Ce n’est pas pour mon entreprise” : le digital est devenu un moteur de croissance dans tous les secteurs et permet d’améliorer la productivité des individus, tout le monde est concerné par le progrès numérique.
- “Ça coûte trop cher” : il existe diverses solutions sur le marché, pour tous types d’entreprises. Bien renseigné et accompagné vous saurez trouver celle qui sera la plus adaptée et la plus pertinente pour votre situation. Les solutions informatiques, lorsqu’elles sont pensées pour améliorer votre business, automatiser des processus récurrents, vous font économiser voire gagner de l’argent. Pensez à votre futur ROI (retour sur investissement).
- “On a toujours fait sans, pourquoi changer ?” : se consacrer aujourd’hui à la digitalisation de vos processus c’est prendre de l’avance sur demain et sur vos concurrents avant qu’ils ne vous dépassent.
Nous avons tous en tête des exemples de grandes entreprises puissantes qui ont manqué le coche du progrès numérique, notamment Virgin Megastore pour ne citer qu’eux.
De votre côté, en investissant dans l’accélération de votre digitalisation, vous choisissez de vous faciliter votre quotidien et votre activité dans le futur.
Niveau 2 : les entreprises débutantes
Elles se composent de collaborateurs et de managers qui se documentent sur le sujet du digital en entreprise. La culture digitale est diffusée de façon timide et hétérogène. Et il existe ou a existé des tentatives de digitalisation de processus, sans vision globale.
Pour évoluer et développer une transition digitale stratégique adaptée à votre situation, il sera d’abord question de procéder à un audit. Il vous permettra d’avoir un état des lieux sur votre activité. Qu’il s’agisse d’un audit organisationnel (sur vos processus) et/ou applicatif (sur vos outils technologiques), vous serez en mesure de repérer vos problématiques et d’avoir du recul sur votre situation actuelle. L’audit vous permet également, en général, d’avoir accès à des préconisations sur les solutions possibles et les ressources dont vous aurez réellement besoin.
Niveau 3 : les entreprises pratiquantes
La stratégie de digitalisation des processus est verticale et segmentée par service. Il n’y a pas de KPI de référence, ni de concrétisation de données qui pourraient produire des bénéfices. Et les outils existants se trouvent pour la plupart obsolètes.
Pour évoluer vers une transformation digitale réussie et lucrative, il sera essentiel de cadrer et planifier les actions à mener. Cela doit passer par :
- Pensez culture et stratégie avant outil,
- Expliquez toujours le “pourquoi” vous procédez à ces changements d’outils et de procédures,
- Formez les collaborateurs et managers,
- Impliquez toutes les parties prenantes dans cette transformation digitale,
- Donnez l’exemple avec les bonnes pratiques digitales au niveau du top management.
À terme, vous aurez un pilotage centralisé de votre activité. Vos collaborateurs comprennent et adoptent les changements de processus de production. Toutes les parties prenantes vont ainsi monter en compétences.
Avec le digital, vous pouvez développer une meilleure gestion des compétences de vos effectifs. Vous développez une meilleure connaissance du marché, de vos clients et de votre production. Vous développez vos profits et gagnez en avantage concurrentiel.
Niveau 4 : les entreprises expérimentées
Il est question d’entreprises où la culture digitale est présente pour l’ensemble des parties prenantes. La digitalisation se fait horizontalement et stratégiquement, avec la volonté de développer un système d’aide à la décision axé sur les données. Appelé aussi: Business Intelligence.
Pour rester compétitives et au sommet de leurs marchés, ces entreprises doivent continuellement optimiser leur processus. Des progrès technologiques apparaissent tous les jours, ainsi que de nouvelles opportunités ou de nouveaux concurrents. Les entreprises expérimentées exercent une veille digitale, et sont à l’écoute, en interne et en externe, pour comprendre comment leurs parties prenantes vivent et évoluent avec le digital. Cela leur permet de répondre rapidement à de nouveaux besoins ou à des opportunités. Car la digitalisation est résolument une aventure humaine.
Les essentiels pour réussir sa digitalisation
Comme pour toutes les stratégies de modernisation ou de réorganisation en entreprise, il est essentiel d’expliquer le “pourquoi” à vos parties prenantes. Pourquoi engagez vous une transformation digitale de vos processus ?
Cela permettra de désamorcer un éventuel rejet de vos collaborateurs concernant votre projet et de gagner leur adhésion.
Ensuite, définissez et communiquez les points suivants :
- Les objectifs clairs,
- Les acteurs de ce changement,
- Les moyens pour la réalisation de ces objectifs.
Il y a trois facteurs de succès pour moderniser son système d’information :
- Le budget dévoué au numérique et son évolution dans le temps,
- Les outils digitaux utilisés et leurs niveaux d’obsolescences,
- L’acculturation digitale et la formation de vos collaborateurs et managers,
Tout le processus de transformation digitale va ensuite se déployer, autour de l’ensemble de ces éléments, dans trois secteurs d’entreprises différents :
- Les technologies, la production et les données,
- La culture et l’organisation interne,
- Le marketing 2.0.
Le budget de digitalisation des processus
Engager un budget confortable est essentiel. Ceci dit, attention, “dépenser beaucoup” ne veut pas dire “garantie de succès” de façon automatique et proportionnelle.
Cet investissement budgétaire à la transformation digitale est nécessairement lié à votre politique de développement d’outils technologiques et de leadership. Si vous ne développez pas ou ne modernisez pas vos outils technologiques, aucune concrétisation de votre projet n’est possible. Et si personne n’est favorable à ce que les choses évoluent, aucune somme investie ne pourra changer le sort malheureux de votre projet de digitalisation.
Les outils à la digitalisation des processus
Digitaliser ses processus passe par le développement d’outils technologiques. Ces outils vont être de l’ordre de logiciels web ou d’applications mobiles par exemple. On distingue deux types de développement :
- La création en partant de zéro,
- La modernisation.
Développer un nouvel outil pour son entreprise
Dans le cas d’un développement de logiciel web ou d’application mobile nouveau pour l’entreprise, la clé de réussite est dans la définition du besoin et des spécifications fonctionnelles. Sur notre blog, vous trouverez une multitude d’articles qui traitent de ces sujets.
Brièvement, assurez-vous que votre projet soit :
- Réaliste : confrontez votre idée de projet dans le réel auprès de vos collaborateurs, des utilisateurs futurs et des conditions de travail. Soyez attentifs aux différents feedbacks de vos utilisateurs et n’hésitez pas à faire évoluer votre idée.
- Précis : l’erreur la plus commune est de faire simplement une énumération des fonctionnalités de son application. Pour être certain que votre projet soit un succès, allez plus loin ! Rédigez, en plus de ces fonctionnalités, un cahier des charges avec une liste exhaustive des différents types d’utilisateurs, des actions que chacun pourra réaliser, etc.
- Collaboratif : communiquez autant que possible avec votre prestataire et vos collaborateurs. Concernant votre prestataire, assurez-vous d’avoir un interlocuteur identifié et unique, avec qui vous avez des rendez-vous et des livrables à courts termes et moyens termes prédéfinis. Pour vos collaborateurs, assurez-vous qu’ils comprennent et participent à votre vision.
- Sécurisé : gardez la maîtrise de votre projet sur les imprévus. Prévoyez les livraisons par lot. Par exemple, pour tester votre application au fur et à mesure de l’avancement de votre projet.
Moderniser un outil existant pour son entreprise
Dans le cas de la modernisation d’outils technologiques déjà existants, et lorsque vous êtes confrontés à des signes d’obsolescence, le mieux est de mettre en place une méthode pas à pas : découpez les besoins d’évolution et de modernisation en plusieurs blocs fonctionnels ou techniques, pour ensuite prioriser les actions à mener. Cela permettra d’améliorer en continu votre système, tout en priorisant les dépenses et investissements des mises à jour.
La modernisation peut avoir de nombreux impacts, pensez donc à étudier l’outil existant en détail avant toute modification. Si vous utilisez des systèmes obsolètes, vous constaterez que les nouveaux programmes ne s’intègrent pas correctement, voire pas du tout. Si vous avez l’impression d’être dans une impasse, l’audit permet d’avoir une vue d’ensemble de l’existant, des préconisations et une feuille de route pour pouvoir enfin regarder vers l’avenir.
Dans ce cas, réalisez un audit ou faites-vous accompagner.
L’acculturation digitale
Lors d’une transformation digitale, Yves Grandmontagne, ex-DRH chez Microsoft, évoque deux équilibres à atteindre :
- La réconciliation de la virtualisation des rapports avec l’impératif de renforcement des relations humaines.
- La pression économique du court terme avec la stratégie de long terme de transformation digitale,
Les solutions pour chacune de ces problématiques sont les suivantes.
D’abord, pour réconcilier la virtualisation des rapports avec le renforcement des relations humaines, il s’agit avant tout de concevoir une culture d’entreprise commune “digital first”.
Cette culture doit être commune parce que les motivations, les valeurs et les pratiques de transformation digitale doivent être définies, transmises et partagées par toutes les parties prenantes.
Elle doit aussi être “digital first”, de sorte à conduire cette vision commune vers les opportunités du digital (flexibilité des processus, amélioration des conditions de travail, transparence des informations, opportunités commerciales, etc.).
Comprenez que c’est parce que managers et collaborateurs y croient et comprennent les opportunités de la digitalisation, que le ROI et l’implantation des nouveaux outils seront possibles.
De l’autre, pour gérer la symbiose des impératifs du court et du long terme, le succès réside en trois points :
- La participation personnelle des managers et des collaborateurs au processus de changement,
- Le développement de nouveaux outils digitaux qui répondent avec pertinence à une problématique du quotidien de ces mêmes collaborateurs,
- La veille technologique et concurrentielle, et l’entretien de la culture d’entreprise, des processus et des outils digitaux
Conclusion
Nous avons vu que la digitalisation des processus devient vitale pour les entreprises. Accélérer sa digitalisation pour ne pas rester à la traîne sur un marché en pleine mutation est essentiel.
Pour résumer, en fonction de votre niveau de digitalisation, vous aurez différentes actions à mettre en place pour avancer : éduquer, auditer, cadrer ou optimiser.
L’accélération de cette transformation digitale va passer par le budget, les outils et aussi l’Humain. Vous devrez être clair sur vos objectifs, les acteurs et les moyens pour mener à bien votre projet.
Concrétiser votre transformation digitale, c’est développer de nouveaux projets digitaux ou bien en moderniser. Pour ce faire, il faudra choisir les méthodes et les solutions les plus pertinentes.
Aujourd’hui, être seulement expert dans une technologie ne suffit plus. Pour se différencier de ses concurrents et réussir son investissement dans le digital, la clé est, et reste, l’Humain.
Notre mission est d’accompagner les entreprises pour le développement de logiciels stratégiques et complexes, robustes et pérennes. C’est pourquoi, nous avons développé un outil en interne qui permet de structurer les projets, de fiabiliser le suivi des versions et d’alerter sur les impacts que peuvent avoir des modifications sur le logiciel, pour développer des produits facilement maintenables, évolutifs et durables.. Pour assurer un accompagnement optimal du début et au-delà de la livraison de la solution.
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