6 Points Clés pour bien Rédiger un Cahier des Charges Fonctionnel

6 Points Clés pour bien Rédiger un Cahier des Charges Fonctionnel
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Régulièrement, nos clients nous contactent aux prémisses de leur projet. Ils n’ont pas encore réfléchi à toutes les étapes mais veulent directement connaitre un tarif.

C’est pourquoi nous les redirigeons souvent en amont vers une rédaction d’un cahier des charges (ou pour les plus précis vers une réalisation de spécifications et de maquettes haute-fidélité) avant de parler développement et coût définitif.

La rédaction d’un cahier des charges fonctionnel est une étape souvent négligée par les entreprises. Elle est pourtant importante pour bien définir vos besoins et nous donner une direction pour le futur développement. Elle peut également préciser le budget et le coût que votre projet engendrera.

Ce mot barbare qui veut tout dire et rien dire, que signifie t-il ? Pourquoi est-il utile ? Comment le rédiger correctement ? Nous allons vous donner des pistes pour obtenir un cahier des charges fonctionnel et efficace.

Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?

Le cahier des charges fonctionnel a pour rôle de définir votre besoin. Plus précisément, il explique à quoi va servir l’application web ou mobile finale.

Pour répondre à ce besoin, l‘application effectuera différentes actions et aura diverses fonctionnalités. Mais, celles-ci ne peuvent pas être effectuées n’importe quand et n’importe comment. Il peut alors exister des contraintes.

On les appelle ainsi, car justement elles sont contraignantes : vous êtes obligés de les prendre en compte, même si elles ne servent pas directement à la réalisation de la fonction de l’application.

Le cahier des charges a un rôle bien précis : il définit dans quel environnement un objet fonctionne et quelles actions il doit réaliser. Il doit se contenter uniquement de définir cet environnement et ces fonctions. Vous ne devez en aucun cas apporter des solutions pour les effectuer.

Il est tentant d’essayer d’expliquer comment on réalisera cette fonctionnalité et l’on se pliera à cette contrainte. Cependant, c’est exactement ce qu’il ne faut pas faire. Dans le cahier des charges, vous ne devez pas apporter de solutions de conception, mais uniquement expliquer clairement le rôle de l’application en question.

Expliquons maintenant comment bien rédiger un cahier des charges fonctionnel, notamment dans le cas d’un projet de développement web ou mobile.

Comment bien rédiger un cahier des charges ?

La démarche de rédaction du cahier des charges fonctionnel compte 6 points principaux :

1- Contexte et définition du problème posé
2- Objectif
3- Périmètre
4- Description fonctionnelle de votre besoin
5- Enveloppe budgétaire
6- Délais

1. Contexte et définition du problème posé

Vous devez donner une description succincte du projet et un contexte. Définissez votre problème et le fondement de votre demande. Afin d’avoir une vue globale sur votre projet, il est toujours idéal d’en voir la finalité.

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Pour détailler votre problème vous pouvez vous appuyer sur la règle des 5W en anglais (Who, What, Where, When, Why) ou QQOQP en français (Qui, Quoi, Où, Quand, Pourquoi).

  • Qui ? De qui, avec qui, pour le compte de qui (Exemple : votre cible de clients ou d’utilisateurs)
  • Quoi ? Quoi, avec quoi, en relation avec quoi (Exemple : un résultat, un objectif)
  • Où ? Où, par où, vers où (Exemple : un lieu, un service de l’entreprise)
  • Quand ? A partir de quand, jusqu’à quand, dans quel délai (Exemple : une date, une période, une durée)
  • Pourquoi ? Cause, facteur déclencheur, justification par les causes qui ont amené à ce résultat (Exemple : la cause, la raison de votre application)

 

D’autant plus que différentes contraintes peuvent ressortir suite à ce constat. Vous devez également les lister dans ce cahier des charges.

Contraintes techniques

Il est souvent nécessaire de réfléchir en amont à l’environnement technique de votre application. En effet, une seule application mobile peut cacher un système bien plus complexe.

Si vous devez gérer une base de données d’informations diverses (Comptes clients, réservations, commandes), un espace de gestion appelé back-office peut être indispensable au bon fonctionnement de votre application.

Il est donc très important de bien comprendre vos contraintes techniques à la rédaction de votre cahier des charges.

Contraintes légales et réglementaires

Votre application requiert un paiement en ligne ou des achats « in-app » (dits achats dans une application mobile) ? Renseignez-vous sur les contraintes réglementaires de chaque store mobile ou de votre solution de paiement si votre business est à l’international.

Des solutions telles que MangoPay ne sont pas utilisables dans certains pays européens ou aux États-Unis par exemple.

Contraintes logistiques

Vous avez des obligations logistiques dans la gestion de vos stocks, de vos commandes, de vos réservations, etc. celles-ci doivent être prises en compte lors du développement de votre application web ou mobile.

Par exemple, vous devez absolument scanner et reporter un code barre ou un identifiant dans un document, cette fonctionnalité doit être comprise dans la rédaction de votre cahier des charges.

2. Objectifs

Après une explication du contexte, détaillez vos objectifs : quels sont vos attentes et les résultats attendus ?

Il existe plusieurs types d’objectifs et d’indicateurs de performance pour sonder la réussite de votre projet.

  • Financiers : le nombre de ventes prévisionnelles, le nombre d’abonnements, le chiffre d’affaires prévisionnel, etc.
  • Commerciaux : nombre de prospects et de contacts enregistrés, nombre d’e-mails récoltés, nombre d’appels téléphoniques, nombre d’inscriptions ou de connexions par jour…
  • Analytiques : trafic prévisionnel de l’application web ou mobile par jour, par mois et par an (nombre de visites, nombre d’utilisateurs, nombre de pages/écrans vus, etc.)

Listez tous ces éléments dans un document Excel que vous agrémenterez au fur et à mesure de l’avancée de votre projet.

Ce document vous permettra notamment de croiser les différentes données afin d’avoir des statistiques complètes telles que le taux de conversion (exemple : nombre d’inscriptions par rapport au nombre de visites).

3. Périmètre

Vous devez fixer des limites à votre demande. Faites par exemple une liste des personnes concernées par le projet : est-ce tous vos clients ? tous vos collaborateurs ?

Des contraintes techniques ont peut-être déjà été listées lorsque vous avez défini le contexte de votre problème. Cependant, il se peut que vous souhaitiez des limites particulières telles que :

  • un accès restreint à l’application selon les différents types d’utilisateurs avec des rôles et des permissions différentes,
  • un nombre de connexions limitées par jour et par utilisateur,
  • une limitation géographique, par exemple selon la position GPS de vos clients,
  • etc.

4. Description fonctionnelle de votre besoin

C’est l’étape clé du cahier des charges. En effet, c’est dans cette partie que vous définissez les fonctions et les contraintes.

Sans parler de conception, vous devez détailler les actions de chaque page, chaque vue principale de votre application web ou mobile. Ce sera surement un cahier des charges un peu plus complexe à rédiger qu’un banal produit.

L’important n’est pas d’avoir 30 pages à la fin de votre rédaction mais de suivre une méthodologie, telle qu’expliquer comment fonctionne votre application web au fur et à mesure que l’utilisateur avance page par page.

Pour chaque fonction, vous pouvez vous appuyer sur ces 4 éléments : l’objectif, la description de la fonctionnalité, les contraintes / règles de gestion et le niveau de priorité.

Attention, si votre projet requiert un back-office, n’oubliez pas de rédiger son fonctionnement dans ce cahier des charges également.

De plus, si vous avez déjà prévu plusieurs versions de votre application ou des évolutions de certaines fonctionnalités, rédigez une version 1 et une version 2 (version 3, version 4, etc. si nécessaire).

Exemple de versions pour une fonctionnalité :

  • Version 1 : L’utilisateur peut gérer son planning manuellement dans l’application en ajoutant/supprimant des événements.
  • Version 2 : L’utilisateur peut également synchroniser son agenda Google avec le planning dans son application.

Enfin, agrémentez chaque fonctionnalité d’une maquette ou d’un visuel explicatif. S’il n’est pas possible pour vous de créer des maquettes haute-fidélité, de simples « dessins » schématiques aideront déjà votre prestataire à se faire une idée du prototype de votre application.

Il est possible qu’il vous devise par la suite une prestation de réalisation de maquettes Wireframe ou haute-fidélité.

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La description fonctionnelle de votre application est très importante et vous obligera ainsi à vous poser les bonnes questions, à savoir ce que vous voulez vraiment et à réfléchir à des points auxquels vous n’auriez pas forcément pensés avant.

5. Enveloppe budgétaire

Définir un budget de départ peut permettre de limiter des développements trop complexes et trop longs, en d’autres termes trop chers.

Attention, le coût global d’une application web ou mobile ne se résume pas à sa réalisation technique. Il faut aussi prendre en compte des coûts de design, promotion et marketing, maintenance… etc.

Listez dans un fichier Excel les différents départements concernés : Marketing (exemple : création d’une landing page, impression de flyers/brochures, etc.), les coûts de développement (exemple : coût de publication sur les stores mobiles Google Play et Apple Store), Communication (les campagnes Adwords ou autres publicités sur les réseaux sociaux par exemple).

6. Délais

Si vous avez une date de réalisation en tête ou une deadline, précisez-le ici. Il peut s’avérer que le planning souhaité ne corresponde pas à la réalité du projet (par exemple, vous n’avez pas pris en compte le développement du back-office et le délai est allongé de 2 mois).

Si vous êtes contraint de respecter une date à cause d’un événement précis ou d’un lancement de produit, il sera peut-être nécessaire de réduire les fonctionnalités souhaitées et développer une première version allégée. Puis de procéder à un développement plus complet dans des versions ultérieures.

Il existe également des contraintes de temps liées à la publication de votre application mobile sur les stores Apple et Google Play. Il faudra compter un délai de révision de l’application par les équipes d’Apple et de Google avant sa publication définitive. Celui-ci est variable selon les plateformes : 1 journée environ pour Google Play, 2 jours pour Apple Store.

En conclusion

Comme dit précédemment, le but n’est pas d’avoir un cahier des charges d’un nombre incalculable de pages (sauf si le projet le requiert bien entendu).

L’essentiel est d’avoir un “guide” précis afin dans un premier temps de budgétiser au plus juste la réalisation de l’application web ou mobile, de se poser les bonnes questions au bon moment et, enfin de ne pas partir dans la mauvaise direction lors du développement.

Vous n’avez pas le temps de rédiger un cahier des charges ?

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