Comment rédiger l’expression de besoins efficace d’une application ou d’un logiciel ?

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L’expression de besoins est un document bref de votre projet, qui est en amont de votre cahier des charges fonctionnel. C’est ensuite à partir de votre cahier des charges qu’un devis peut être établi, selon le projet et votre prestataire. 

Comment rédiger votre expression de besoins ? Comment appréhender ce document en amont du  développement de votre projet de logiciel web ou d’application mobile ? Que vous souhaitiez le réaliser seul, en équipe ou en collaboration avec un prestataire, nous vous détaillerons dans notre article comment procéder à la rédaction de votre besoin fonctionnel.

Sommaire
 

Les critères de bonne réalisation de l’expression de besoins

Qu’est-ce qu’une expression de besoins en gestion de projet applicatif ?

L’expression de besoins est le point de départ de votre projet. Elle représente la première étape de la phase de conception. C’est un document informel dont le rôle est d’être un simple guide pour la suite de votre projet, à savoir la rédaction de votre cahier des charges fonctionnel

Son rôle est de mettre à l’écrit le contexte et les besoins associés, déclencheur de votre projet de développement de logiciel web ou d’application mobile. À partir de ce document, le cahier des charges fonctionnel aura pour rôle de détailler et approfondir les différents points de votre projet (contexte, besoins, objectifs, contraintes, ressources et deadlines). 

L’expression de besoin doit être synthétique et compréhensible de tous. Elle expose des faits et ne s’attarde pas sur la solution technique à apporter. Il est recommandé d’écrire des phrases courtes et factuelles. La taille d’un document d’expression de besoins ne doit pas dépasser les 5 pages.

Sa rédaction est très libre. Vous pouvez ajouter des dessins et des maquettes si vous en ressentez le besoin. Cela peut être pertinent en prévision de la phase de maquettage (UX / UI).

Cycle de vie expression de besoin

L’idéal est de la faire rédiger par votre chef de projet attitré.Par ailleurs, faire appel à un chef de projet en interne ou à un prestataire externe permettra de surmonter d’éventuels problèmes tels qu’une mauvaise prise de recul par rapport à votre métier ou une difficulté à exposer votre problème à d’autres personnes.

Ce qu’il ne faut surtout pas faire dans une expression de besoins :

  • Se concentrer sur le “Comment faire ?” ;
  • Anticiper la solution et la conception technique de votre projet ; 
  • Se contredire ou rester vague : ne laissez pas de place à l’interprétation qui pourra être différente selon le lecteur de votre document ; 
  • Se dire que ce n’est pas possible et ne pas l’écrire ; 
  • Prioriser tous les points (pour avoir au final plus de priorités que de non-priorités).

Ne pas confondre expression de besoins et cahier des charges

Comme évoqué précédemment, l’expression de besoins est un document bref rédigé en amont du cahier des charges

Les 4 principales différences entre ces deux documents sont les suivantes :

  • Une expression de besoins est non contractuelle. Elle ne sert que de première base au cahier des charges de votre projet.
  • Elle est concise contrairement au cahier des charges qui décrit le plus précisément possible le fonctionnement de votre application.
  • Une expression de besoins est ouverte aux changements et aux ajouts de fonctionnalités. Le cahier des charges d’un projet en méthode agile ou en méthode en V  est un document qui entre dans le détail du projet. Lorsqu’on souhaite faire des modifications ou des ajouts de fonctionnalités, cela entraîne davantage de répercussions entre les divers éléments du projet. Dans l’expression de besoins les éléments en question ne sont pas figés. 
  • Elle décrit succinctement le besoin. N’indiquez jamais la solution technique pour réaliser une fonctionnalité.

Les étapes de rédaction d’une expression de besoins

Étape 1 : Délimiter le contexte de votre projet

Délimiter le contexte de votre projet va vous permettre de déterminer votre positionnement stratégique. 

Répondez à ces questions  : 

  • Qu’est-ce qui est primordial dans votre projet ? 
  • Qu’est-il possible de faire ? Avec quels partenaires ? À qui pouvez-vous faire appel pour vous aider ? Qui sont les parties prenantes ?
  • Quelles sont vos ressources pour mener à bien votre projet ?
  • Quels sont les bénéfices que vous retirerez de ce projet, ou au contraire, quelles seront les conséquences si le projet n’aboutit pas ?

Il est nécessaire de s’assurer que votre projet est conforme au cadre réglementaire de votre domaine. Vérifiez si :

  • Vous possédez les autorisations nécessaires ;
  • Des conditions existent ; 
  • Vous respectez les réglementations en vigueur.

Étape 2 : Déterminer les échéances du projet

Votre projet impose des exigences temporelles ? Vous devez les préciser dans votre expression de besoins.

  • Quand le projet peut-il commencer ?
  • Avez-vous une date limite de livraison de votre logiciel ou application ?
  • Quelles sont les disponibilités des personnes concernées par le projet ?

Étape 3 : Qui seront les utilisateurs de votre logiciel ou application ?

Ces informations seront centrales dans le développement de votre solution digitale. Dans l’expression de besoins, il est question d’introduire les différents cas d’usages et de décrire qui sont les utilisateurs cibles

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Posez-vous les 5 questions suivantes pour définir la cible, le destinataire de votre projet.

1# Qui sont les utilisateurs de mon service ?

S’agit-il d’entreprises ou de particuliers ? Vous adressez-vous plutôt à des agriculteurs ou à des associations ?
Estimez également le nombre d’utilisateurs visés par votre projet.

2# Quelle est leur typologie ?

Ci-dessous quelques éléments pour préciser la typologie d’un particulier :

  • Homme / Femme ?
  • Quelle tranche d’âge ?
  • La catégorie socioprofessionnelle ?
  • Le lieu de résidence ?
  • Les habitudes de consommation ? 
  • Le degré d’aisance avec le domaine mobile ?

Pour les entreprises, vous pouvez définir les données suivantes :

  • Le secteur d’activité ? 
  • Le type d’activité ?
  • L’emplacement géographique ?
  • La taille de l’entreprise ?
  • La stratégie de développement ?
  • La présence à l’international ?
  • La maturité digitale ?

3# Qui prend la décision de l’achat ?

Dans le cas de particuliers, vos cibles peuvent très bien être des hommes, des femmes ou éventuellement des enfants.

Attention à bien différencier l’acheteur de l’utilisateur. En effet, une application mobile destinée aux enfants ne sera pas “achetée” par l’enfant lui-même mais par les parents. Votre communication sera alors adaptée. 

En revanche, pour les entreprises, la fonction de votre cible déterminera votre discours : le service achat, le service ressources humaines, le service commercial…

Un directeur RH et un commercial terrain seront par exemple abordés différemment.

Il est important de distinguer qui sont vos utilisateurs et qui sont vos clients.

4# Quel est le montant de l’achat ?

Déterminez combien votre utilisateur est prêt à dépenser pour acheter ou utiliser votre logiciel ou votre application. 

D’une part, se poser cette question permet notamment de déterminer si votre application devra être payante, gratuite ou proposée un modèle Freemium (une version d’essai gratuite pendant quelques jours débouche sur un abonnement payant).

D’autre part, cela permet de désamorcer une partie de la résistance au changement que vous allez nécessairement rencontrer lors de la publication de votre solution digitale. 

5# Existe-t-il une saisonnalité d’achat ou d’utilisation ?

Si votre application mobile nécessite d’être en ligne à l’occasion d’événements saisonniers par exemple, il est nécessaire de le relever dans votre expression de besoins.

Étape 4 : Décrire les besoins fonctionnels de votre projet de logiciel ou d’application

Dans votre expression de besoins, faites la liste des fonctionnalités principales de votre projet. Pour ce faire, gardez en tête l’objectif principal de votre solution digitale : de quelles fonctionnalités ai-je besoin pour réaliser mon objectif ? 

Notre conseil est de prendre le réflexe de nommer et numéroter les fonctionnalités. Et si possible, de les prioriser si certaines se croisent et sont dépendantes entre elles. 

Si par exemple, vous devez gérer les informations de votre application, il sera obligatoire de développer un back-office (un espace d’administration qui devra être décrit dans votre cahier des charges). Vous devrez le préciser lors de la rédaction de votre expression de besoins également.

Exemple : l’objectif de mon application mobile est de permettre aux particuliers de louer un véhicule.

GESTION DES UTILISATEURS
A01 Les utilisateurs doivent s’inscrire à la plateforme
A02 Les utilisateurs doivent se connecter à un compte pour accéder à la carte
A03 Les utilisateurs ont la possibilité de s’inscrire via les réseaux sociaux
GESTION DES VÉHICULES
B01 Un utilisateur peut ajouter, modifier, supprimer un véhicule sur la carte
B02 L’utilisateur peut déterminer un prix de location
B03 L’utilisateur peut fixer un prix de location différent en fonction des horaires et des jours de la semaine
ADMINISTRATION
C01 L’administrateur peut créer, modifier un utilisateur
C02 L’administrateur peut révoquer l’accès d’un utilisateur
C03 L’administrateur a un accès super-admin pour consulter un compte utilisateur si besoin

Conclusion

L’expression de besoins est le point de départ de votre projet. C’est un document informel qui a pour rôle d’être un guide pour la suite de votre projet, à savoir la rédaction de votre cahier des charges fonctionnel

En tant qu’experts des architectures web et mobiles, nous avons pour mission chez AxioCode d’accompagner les entreprises dans le développement d’applications robustes et pérennes, tout en établissant une relation de confiance durable.

Si vous souhaitez une assistance pour le cadrage de votre projet, contactez-nous

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