10 Points Infaillibles pour Rédiger une Expression de Besoins Efficace [+1 Modèle à Télécharger]

10 Points Infaillibles pour Rédiger une Expression de Besoins Efficace [+1 Modèle à Télécharger]
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Avant de demander des devis à vos prestataires web et mobiles, nous vous répétons sans arrêt qu’il est primordial de rédiger un cahier des charges.

Nous savons que se lancer dans la rédaction d’un cahier des charges en démarrant de zéro peut se révéler ardu. C’est pourquoi nous vous recommandons vivement d’écrire en amont une expression de besoin.

Même si ce document est informel et n’est qu’un simple guide pour la suite de votre projet, il demande tout de même une attention particulière avec certaines exigences.

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Découvrez les 10 points infaillibles pour rédiger une expression de besoins efficace. Gagnez du temps en vous aidant de notre modèle d’expression de besoins gratuit.

1/ Écrivez une expression de besoins concise

Avant toute chose, rappelons quelques règles de l’expression de besoins.

Celle-ci est un document rédigé et destiné à tous les acteurs liés à votre projet d’application web ou mobile. C’est votre point de départ. Elle servira notamment de matière première à votre cahier des charges.

 

L’expression de besoins se doit d’être claire, concise et synthétique. Elle expose des faits et ne s’attarde pas sur la solution à apporter. Elle décrit simplement, comme son nom l’indique, votre besoin.

Il est recommandé d’écrire des phrases courtes et factuelles. Le document ne doit pas dépasser un volume de 5 pages.

 

Ajoutez-y des dessins et des maquettes si vous en avez la possibilité. Il n’est pas utile de créer des maquettes haute-fidélité, simplement des schémas clairs (ou des références à des éléments existants) pour bien vous faire comprendre.

 

L’idéal est de la faire rédiger par un chef de projet attitré à votre projet d’application. Mais vous pouvez également la faire rédiger en externe.

Par ailleurs, faire appel à un chef de projet en interne ou à un prestataire externe permettra de surmonter d’éventuels problèmes tels qu’une mauvaise prise de recul par rapport à votre métier ou une difficulté à exposer votre problème à d’autres personnes.

 

Ce qu’il ne faut surtout pas faire dans une expression de besoins :

  • Se concentrer sur le “Comment faire ?”
  • Anticiper la solution et la conception technique
  • Se contredire ou rester vague : ne laissez pas place à l’interprétation qui sera forcément différente selon les lecteurs de votre document
  • Se dire que ce n’est pas possible et ne pas l’écrire
  • Prioriser tous les points pour n’avoir au final plus de priorités que de non-priorités

2/ Ne confondez pas Expression de Besoins et Cahier des Charges

Comme nous le disions plus haut, une expression de besoins est rédigée bien avant le cahier des charges et sera d’ailleurs une base cruciale pour ce dernier.

Les 4 principales différences entre ces deux documents sont les suivantes :

  • Une expression de besoins est non contractuelle. Elle ne sert que de première base pour votre projet.
  • Elle est concise contrairement au cahier des charges qui décrit le plus précisément possible le fonctionnement de votre application
  • Une expression de besoins reste ouverte aux changements et aux ajouts de “fonctionnalités”. L’expression de besoins permet à chacun d’apporter des suggestions qui seront conservées ou non dans le cahier des charges.
  • Elle décrit simplement le besoin. N’indiquez jamais la solution pour réaliser une fonctionnalité.

3/ Délimitez le contexte de votre projet

Cette étape est parfois négligée mais elle est importante pour fixer les limites de votre projet. Elle sert à déterminer votre positionnement stratégique et vos objectifs.

Un conseil : chiffrez et datez vos objectifs. Ces indications permettront de définir les priorités du projet.

C’est le moment également de rappeler l’existant en récapitulant rapidement l’importance du projet et son impact dans votre entreprise, votre organisation.

Pour cela, vous devez réfléchir aux points suivants :

  • Qu’est-il possible de faire ? Avec quels partenaires ? A qui pouvez-vous faire appel pour vous aider ?
  • Avez-vous les ressources nécessaires pour mener à bien ce projet ? Ressources humaines, financières, matérielles, etc.
  • Avez-vous le temps de réaliser ce projet ?
  • Existe-t-il déjà une solution dans ce domaine ?
  • Le projet est-il adapté à la culture locale ?
  • Quels sont les bénéfices que vous en retirerez et à l’inverse, quelles seront les conséquences si le projet n’aboutit pas ?

 

Il est nécessaire de surveiller que le projet soit conforme au cadre règlementaire de votre domaine. Il est recommandé de vérifier :

  • si vous possédez les autorisations nécessaires
  • si vous respectez les réglementations en vigueur
  • si des conditions existent

4/ Déterminez les échéances du projet

Votre projet impose des exigences temporelles ? Il est nécessaire de les préciser dans votre expression de besoins.

  • Quand le projet peut-il commencer ?
  • Avez-vous une date limite de livraison de votre application ?
  • Quelles sont les disponibilités des personnes concernées par le projet ?

5/ Quels seront les utilisateurs de votre application ?

Le comportement de vos futurs utilisateurs sera révélateur pour développer une application adaptée.

Posez-vous les 5 questions suivantes pour définir la cible, le destinataire de votre projet.

1- Qui sont les utilisateurs de mon service ?

S’agit-il d’entreprises ou de particuliers ? Adressez-vous plutôt à des agriculteurs ou à des associations ?

Estimez également le nombre d’utilisateurs visés.

2- Quelle est leur typologie ?

Ci-dessous quelques éléments pour préciser la typologie d’un particulier :

  • Homme / Femme ?
  • Quelle tranche d’âge ?
  • La catégorie socio-professionnelle ?
  • Le lieu de résidence
  • Les habitudes de consommation ? Leur degré d’aisance avec l’informatique ?

 

Pour les entreprises, vous pourriez définir les données suivantes :

  • Le secteur d’activité ? Le type d’activité ?
  • L’emplacement géographique ?
  • La taille de l’entreprise ?
  • La stratégie de développement ?
  • La présence à l’international ?
  • Leur maturité digitale ?

3- Qui prend la décision de l’achat ?

Dans le cas de particuliers, votre cible peut très bien être des hommes, des femmes ou éventuellement des enfants.

Attention à bien différencier l’acheteur de l’utilisateur. En effet, une application mobile destinée aux enfants ne sera pas “achetée” par l’enfant lui-même mais par les parents. Votre communication sera alors adaptée.

En revanche pour les entreprises, la fonction de votre cible déterminera votre discours : le service achat, le service ressources humaines, le service commercial…

Un directeur RH et un commercial sur le terrain par exemple seront abordés différemment.

4- Quel est le montant de l’achat ?

Quel montant votre utilisateur est prêt à payer pour acheter votre solution web ou mobile ? C’est également une composante à réfléchir lors de la définition du contexte du projet.

Cette étape permettra notamment de déterminer si votre application devra être payante, gratuite ou proposée un modèle Freemium (une version d’essai gratuite pendant quelques jours débouche sur un abonnement payant).

5- Existe-t-il une saisonnalité d’achat ?

Existe-t-il une saisonnalité à votre projet ? Il ne vous viendrait pas à l’esprit d’acheter des maillots de bain en hiver, n’est-ce pas ? Le principe ici est le même.

Si votre application mobile nécessite d’être en ligne à l’occasion d’événements saisonniers par exemple, il est nécessaire de le relever.

6/ Décrivez les besoins fonctionnels de votre projet

Sans entrer dans les détails comme dans un cahier des charges, vous devez lister les fonctionnalités de votre application web ou mobile.

Il est conseillé de les nommer et les numéroter pour les citer aisément.

Ce n’est pas indispensable mais il est recommandé de prioriser vos besoins, surtout si des contraintes en ressortent.

Rappelez également le but de votre application.

 

Exemple :

L’objectif de mon application est de permettre aux particuliers de louer leur véhicule.

 

GESTION DES UTILISATEURS
A01 Les utilisateurs doivent s’inscrire à la plateforme
A02 Les utilisateurs doivent se connecter à un compte pour accéder à la carte
A03 Les utilisateurs ont la possibilité de s’inscrire via les réseaux sociaux

 

GESTION DES VÉHICULES
B01 Un utilisateur peut ajouter, modifier, supprimer un véhicule sur la carte
B02 L’utilisateur peut déterminer un prix de location
B03 L’utilisateur peut fixer un prix de location différent en fonction des horaires et des jours de la semaine

 

ADMINISTRATION
C01 L’administrateur peut créer, modifier un utilisateur
C02 L’administrateur peut révoquer l’accès d’un utilisateur
C03 L’administrateur a un accès super-admin pour consulter un compte utilisateur si nécessaire

7/ Précisez si nécessaire les évolutions

Une première version sous-entend des évolutions. Celles-ci peuvent être de plusieurs types.

  • Évolutions fonctionnelles : les fonctionnalités listées précédemment prévoient des évolutions mineures ou majeures pour des versions futures.
  • Évolutions du périmètre : si votre cible vient à évoluer ou à s’étendre par exemple.
  • Application d’un modèle : si c’est un modèle qui sera appliqué à d’autres filiales de l’entreprise par exemple

8/ Spécifiez le contexte technique

Vous n’êtes peut-être pas un expert dans le domaine technique mais il est nécessaire d’apporter des précisions dans votre expression de besoins.

Tout d’abord, déterminez sur quel support vous envisagez d’obtenir votre application mobile : ordinateur, smartphone, tablette…

Si vous souhaitez faire développer une application mobile native, vous devez choisir le système d’exploitation concerné (iOS, Android, Windows Phone…).

 

Lire également Comment faire votre choix entre une application web mobile et une application mobile native en 3 étapes

 

De plus,

  • Avez-vous besoin d’une connexion internet ?
  • Possédez-vous déjà un nom de domaine ou une solution d’hébergement ?
  • Voulez-vous intégrer une solution de paiement ?
  • etc.

 

Enfin, il serait bon de préciser si votre charte graphique est déjà créée ou si celle-ci doit être réalisée lors du développement de votre application.

9/ Listez les contraintes de votre projet

Techniques

Les contraintes techniques ont pour but de vous questionner sur vos besoins en termes d’administration de données, de trafic, d’exploitation, etc.

  • Faut-il prévoir des connexions simultanées sur votre application ? Quel volume ?
  • Votre application web ou mobile requiert-elle un espace de gestion pour modifier, ajouter ou supprimer des données ?

Humaines

Les ressources humaines nécessaires à votre projet sont-elles suffisantes ? Avez-vous besoin de faire appel à des prestataires ?

Réglementaires

Si vous êtes régi par un cadre réglementaire spécial, il est primordial de lister les normes à respecter.

Financières

Il se peut que vous ayez des contraintes financières, précisez-les dans l’expression de besoins.

Liées au marché

Une solution existe-t-elle déjà sur le marché ? Si c’est le cas, quelle valeur ajoutée apportez-vous avec votre projet ?

Liées à la nature de la prestation

Avez-vous des contraintes spécifiques à votre métier ?

En agro-alimentaire par exemple, un process qualité spécifique est obligatoire. Il devra alors être complètement intégré à l’application web sans négliger des étapes.

10/ Réfléchissez aux impacts de votre application

Votre application aura certainement des impacts en termes de communication, d’organisation, de gamme ou encore de support.

Pour compléter votre expression de besoins, anticipez les différents impacts collatéraux qui pourraient survenir.

  • Devez-vous prévoir des sessions de formations spéciales pour vos équipes ?
  • Votre communication web devra-t-elle être adaptée ?
  • Cette application aura-t-elle des impacts sur des logiciels existants ?
  • Faut-il mettre en place des dispositifs ou des équipes pour une assistance auprès de vos utilisateurs ?

 

Ces 10 points vous permettront d’obtenir une expression de besoins efficace pour votre projet d’application web ou mobile. Même si celle-ci n’est pas contractuelle et trop souvent négligée, elle est pourtant utile pour vous aider à avancer sereinement dans la réalisation de votre projet.

Pour gagner davantage de temps, téléchargez notre modèle d’expression de besoins gratuit.

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